「HR，我想下週三、週五請育嬰假，可以嗎？」當員工開始這樣提出申請，你的系統準備好了嗎？115 年育嬰留停新制引入「按日申請」後，企業原有的出勤系統、薪資核算表格都需要配套更新。若沒有明確的內規，很容易在處理申請時手忙腳亂，甚至因計算錯誤而引發爭議。
那麼，一份完整的內規應該包含哪些內容？
內規應明定的四大重點
1. 申請流程與核准權限
基本流程：員工申請 ➔ 主管核准 ➔ HR 複核與存檔 ➔ 系統更新 (考勤/薪資)
務必簽署「育嬰留職停薪申請書」以免爭議，為避免資料不全來回補件，申請表請務必包含以下 5 項欄位：
【申請表內容】
- 申請人姓名
- 子女出生日期 (確認資格用)
- 申請期間 (起訖日)
- 申請方式 (勾選：月制 / 按日，若是按日需附日期清單)
- 預計復職日
2. 考勤系統設定與績效出勤率計算
原則： 育嬰留停期間記錄為「留停」，不計為「缺勤」、「請假」或「曠職」。
建議做法：
- 在考勤系統新增「育嬰留停」專用代碼（如：PL），以與其他假別明確區分。
- 按日申請時，務必標示具體日期（例如：1/6、1/7、1/8 為留停），而非僅記錄天數。
- 月報表應分列「應出勤日數」、「育嬰留停日數」與「實際出勤日數」，確保薪資與績效核算無誤。
- 關鍵重點：計算績效出勤率時，分母應扣除留停日數，即「實際出勤日數 ÷ (月應出勤日數 - 留停日數)」
案例分析
1
月份全公司應上班天數為 22 天。員工小津申請了 5 天育嬰留停，其餘 17 天皆準時上班。
錯誤算法
直接以全月天數計算：17
÷ 22 = 77%
➔ 後果：出勤率過低影響考績，屬對員工之『不利處分』，恐違反性平法。
正確算法
扣除留停日數後計算：17
÷ (22 - 5) = 100%
➔ 結果：視同全勤。育嬰留停期間不計入考核分母，員工在「應出勤日」全數到工。
制度優化建議：考量新制實施後，傳統「全勤獎金」極易因扣發標準不明確而誤觸法網。建議企業可評估將全勤獎金併入底薪，直接降低違法扣薪的爭議風險，回歸以工作表現為主的績效考核制度。
3. 薪資與獎金核算
核心原則：
- 本薪不給付：育嬰留停期間公司免付薪=工資，員工自行向勞保局申請津貼
- 當月按比例：部分留停按實際出勤日計算（月薪÷30×出勤日）
- 獎金按貢獻：年終/績效獎依年度出勤比例發放，不可全扣
案例分析
員工小雲月薪 60,000 元，1月請 5 天育嬰留停：
- 當月薪資：60,000 ÷ 30 × 25(月曆天數-留停) = 50,000 元
- 年終 2 個月：2 × 60,000 × (355/365) = 117,260 元
從上面的計算可以看出，年終獎金的關鍵在於「按在職比例發放」，而非因為申請育嬰留停就全數扣除。這點特別需要注意，因為實務上最常見的爭議就是年終獎金的處理方式。
年終獎金常見誤區：
有些企業以為「留停期間 = 獎金全扣」，但若雇主僅因員工申請育嬰留停便完全拒發年終獎金，可能違反《性別平等工作法》第 21 條之「不利處分」。
正確做法：應視「在職比例」發放——例如該年度實際工作 10 個月，年終就按 10/12 比例計算。這樣不僅符合法規，也能避免勞檢裁罰與後續爭議。
4.津貼發放需留意什麼？
- 育嬰留職停薪期間，雇主不需給付該期間工資；符合條件者可請領育嬰留職停薪津貼與政府加給，合計約 8 成。
- 未滿 1 個月者，津貼以 30 日為 1 個月，按實際留停天數按比例計算發給。
- 同一個月若「部分出勤、部分按日留停」，公司薪資以實際出勤日數按比例計算；留停日的津貼由員工另行申請，不建議把「津貼」寫成公司薪資公式的一部分。
小提醒：公司薪資單只需列「實際出勤日數×日薪」，留停日標註「育嬰留停，不給薪資」，津貼由員工自行向勞保局申請。
案例分析
員工小鼎 2 月按日留停 5 天（非連續），假設該月應出勤 20 天，則實際出勤 15 天。公司僅就「15 天出勤日」給薪；小鼎的 5 天留停津貼則依規定按天數比例向勞保局申請核發（以 30 日為 1 個月計算）。
育嬰留停保險處裡
育嬰留停期間，勞健保與勞退的處理方式各不相同，企業需要分別注意——
- 勞保：雇主仍繼續替員工投保（公司70%負擔由政府全額補助）
- 健保：不需退保（公司60%負擔由政府全額補助）
- 勞退：留停發生日起7日內申報停止提繳，等待員工復職後恢復提繳
小提醒：勞退務必於育嬰留職停薪起算7日內申報停繳，否則可能面臨按月連續裁罰喔。
期滿復職常見狀況
育嬰留停期滿後，若員工原職位已消失，雇主應優先安排同等級職缺並與員工協商調動；若無合適職位且員工不同意，解僱仍需依法給預告工資並支付資遣費。復職當日雇主必須優先恢復原職或相同條件工作，同時書面向勞保局申報恢復勞保、勞退金提繳，並提供書面職務確認避免爭議。
小提醒：復職當日完成勞退恢復申報，避免員工主張權益未完全保障。
結語
育嬰留停新制上路，「按日申請」確實讓薪資和考勤計算變得比以前複雜。
但換個角度想，這也是個讓企業把內部流程理順的好時機。提前把考勤代碼設好、把薪資公式調整好、把年終計算邏輯確認好，不僅能避免日後因計算錯誤引發爭議，更能讓 HR 在處理申請時有明確依據，不用每次都重新思考怎麼算。畢竟，清楚的內規不只保護員工權益，更是保護企業自己——當制度透明了，勞資雙方都更輕省。
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